Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist Krakowska Ambasada Rumu sp. z o.o., ul. Pijarska 9 lok. LU2, 31-015 Kraków, Polska, NIP 6762711843, REGON 543846200, KRS 0001220573.

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie den Verantwortlichen per E-Mail oder Telefon unter: events@rumourpandora.pl, +48 693 389 210.

Die Verwendung der Handelsnamen „Project HERO“, „Rumour Cocktail Bar“ oder „Pandora Cocktail Bar“ ändert nichts an der Identität des Verantwortlichen. Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht benannt, sofern nicht gesondert etwas anderes mitgeteilt wird.

2. Kategorien verarbeiteter Daten

Je nach Kontaktweg können wir insbesondere folgende Daten verarbeiten:

• Daten aus dem Event-Briefing: Name, E-Mail, Telefon, Unternehmen oder Organisation, Veranstaltungsdatum und -ort, Stadt, Art der Veranstaltung, Gästezahl, geplante Dauer, Leistungsumfang, Rechnungsangaben, ungefähres Budget, Inspirationslink, Nachricht und weitere freiwillige Angaben;
• Bestätigungsdaten des Formulars: Status und Version der Lesebestätigung zur Datenschutzerklärung, Status und Version der Annahme der Bedingungen für elektronische Dienste, Zeitstempel und Kennung der Übermittlung;
• Daten zu Reservierungen oder Kontakten mit Rumour Cocktail Bar oder Pandora Cocktail Bar: Name, Telefon, E-Mail, Datum und Uhrzeit, Personenzahl, Präferenzen, Nachricht und Kontaktkanal;
• Kommunikationsdaten aus E-Mail, Telefon, WhatsApp, Instagram, Facebook oder anderen Kanälen: Name oder Profilname, Kontaktdaten, Profilkennung, Inhalt und Datum der Kommunikation sowie freiwillige Angaben;
• technische Daten: IP-Adresse, Besuchszeit, Gerät, Browser, Betriebssystem, besuchte Seiten, Zugriffsquelle, Serverprotokolle, Cookie-Daten und Daten zur Formularsicherheit.

Übermitteln Sie über Formulare keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, es sei denn, dies ist im konkreten Fall wirklich erforderlich und wurde vorab mit dem Verantwortlichen abgestimmt.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

1. Bearbeitung von Anfragen und Formularen, Vorbereitung von Antworten und Kontaktaufnahme zu einer Veranstaltung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen und lit. f DSGVO aufgrund des berechtigten Interesses an der Bearbeitung der Korrespondenz;
2. Erstellung eines Angebots, Festlegung des Leistungsumfangs sowie Durchführung eines Vertrags oder einer Reservierung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO;
3. Rechnungsstellung, Buchführung und Erfüllung steuerlicher Pflichten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO;
4. Bearbeitung von Beschwerden sowie Begründung, Geltendmachung oder Verteidigung von Ansprüchen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO;
5. Sicherheit der Website, Formulare und IT-Systeme: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO;
6. grundlegende serverseitige Statistiken ohne Speichern oder Auslesen auf dem Endgerät: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Analysen, die einen solchen Zugriff erfordern, werden erst nach Einwilligung gemäß Art. 399 des polnischen Gesetzes über elektronische Kommunikation (PKE) aktiviert, die damit verbundene Datenverarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Remarketing und Marketing-Cookies sind derzeit nicht aktiviert. Eine spätere Einführung erfordert eine gesonderte vorherige Einwilligung gemäß Art. 399 PKE und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Elektronisches Direktmarketing setzt außerdem die gesonderte Einwilligung nach Art. 398 PKE voraus.

Das Absenden einer Anfrage und die Bestätigung, die Datenschutzerklärung gelesen zu haben, sind keine Einwilligung in Direktmarketing. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

4. Empfänger der Daten

Soweit erforderlich, können Daten an Anbieter von Hosting, E-Mail, technischem Support, Formularen, Sicherheits-, Analyse- und Kommunikationstools, Reservierungs- oder CRM-Systemen, an das Buchhaltungsbüro, Rechts- oder Steuerberater, an der Veranstaltung beteiligte Unterauftragnehmer und gesetzlich zuständige Behörden übermittelt werden.

Beim Öffnen von Links zu Google, Google Maps, Google Business Profile, Instagram, Facebook, WhatsApp, TripAdvisor oder anderen Diensten können deren Betreiber Daten nach ihren eigenen Datenschutzhinweisen verarbeiten.

5. Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Einige globale Anbieter von Internet-, Kommunikations- oder Analysetools können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.

In diesem Fall sollte die Übermittlung auf einem nach der DSGVO zulässigen Mechanismus beruhen, etwa einem Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln oder anderen zulässigen Garantien.

6. Speicherdauer

• Anfragen und Formulare: für die Bearbeitungszeit und anschließend zur Dokumentation der Korrespondenz und Sicherung möglicher Ansprüche;
• der Bestätigungsnachweis des Formulars ist Teil der Anfragedokumentation und wird nach denselben Kriterien gespeichert; er ist kein Nachweis einer Einwilligung in Marketing oder Analysen;
• Verträge, Veranstaltungen, Reservierungen und Rechnungen: für die Leistungserbringung, die gesetzlich vorgeschriebenen steuer- und handelsrechtlichen Fristen und die Verjährungsfrist möglicher Ansprüche;
• auf Einwilligung gestützte Daten: bis zum Widerruf, sofern keine andere Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung besteht;
• Entscheidung zur Analyse-Einwilligung: höchstens 180 Tage. In der am 24. August 2026 geprüften GA4-Konfiguration betrug die Aufbewahrung 2 Monate für Ereignisdaten und 14 Monate für Daten auf Nutzerebene; dies ist eine Momentaufnahme der geprüften Einstellung;
• technische Daten und Serverprotokolle: solange dies für Sicherheit, Fehlerdiagnose und Missbrauchsprävention erforderlich ist.

Der Widerruf beendet die künftige einwilligungsbasierte Erhebung; bereits gespeicherte Daten können nach dem technischen Zeitplan des Anbieters gelöscht oder aggregiert werden.

7. Rechte betroffener Personen

• Auskunft und Erhalt einer Kopie;
• Berichtigung und Löschung;
• Einschränkung der Verarbeitung;
• Datenübertragbarkeit;
• Widerspruch gegen die Verarbeitung;
• Widerruf der Einwilligung, soweit die Verarbeitung darauf beruht.

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie events@rumourpandora.pl. Der Verantwortliche kann zusätzliche Informationen verlangen, soweit dies zur Identitätsprüfung und zum Schutz der Daten erforderlich ist.

8. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen können eine Beschwerde beim Präsidenten des polnischen Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych — UODO) einreichen.

9. Freiwilligkeit der Bereitstellung

Die Bereitstellung der Daten ist freiwillig, kann jedoch für die Bearbeitung einer Anfrage, ein Angebot, eine Reservierung, den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags, eine Rechnung oder eine Antwort erforderlich sein.

Ohne Kontaktdaten ist eine Rückmeldung möglicherweise nicht möglich; ohne Veranstaltungsdetails kann möglicherweise kein Angebot erstellt werden.

10. Automatisierte Entscheidungen

Der Verantwortliche trifft gegenüber Nutzern keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidungen, die rechtliche Wirkungen entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

11. Cookies, Analyse und Google Maps

Die Website kann Cookies und ähnliche Technologien verwenden. Erforderliche Cookies dürfen ohne zusätzliche Einwilligung eingesetzt werden, wenn sie für den Betrieb oder einen vom Nutzer gewünschten Dienst notwendig sind; Analysetools werden nur nach einer erforderlichen Einwilligung geladen.

Zum Stand der letzten Aktualisierung nutzt die Website Google Tag Manager, Google Analytics 4, Google Consent Mode v2, Vercel Speed Insights, Vercel Analytics und ein über Resend verarbeitetes Formular. Nach Analyse-Einwilligung dürfen nur freigegebene UTM-Parameter, gclid, gbraid und wbraid zur Kampagnenzuordnung einer Anfrage im Browser-Sitzungsspeicher gespeichert werden; diese Zuordnung wird beim Widerruf gelöscht.

Google Tag Manager, Google Analytics, Vercel Analytics und Vercel Speed Insights werden nicht vor der Analyse-Einwilligung geladen. Werbespeicherung, Werbenutzerdaten und Anzeigenpersonalisierung bleiben auch danach verweigert. Die Ablehnung wird höchstens 180 Tage gespeichert; die Wahl kann im Cookie-Panel geändert werden.

Die eingebettete Google-Karte wird durch einen lokalen Platzhalter ersetzt, bis der Nutzer gesondert „Google Maps laden“ wählt. Die Analyse-Einwilligung lädt oder autorisiert die Karte nicht. Das Laden oder Öffnen des externen Kartenlinks ist ein bewusster Wechsel zu Google und unterliegt dessen Datenschutzhinweisen.

12. Fassung und Änderungen

Die Erklärung kann bei rechtlichen, funktionalen oder technischen Änderungen aktualisiert werden. Die aktuelle Fassung ist auf rumourpandora.pl verfügbar.

Letzte Aktualisierung: 25. August 2026.