Informativa sulla privacy

1. Titolare del trattamento e contatti

Il titolare del trattamento dei dati personali è Krakowska Ambasada Rumu sp. z o.o., ul. Pijarska 9 lok. LU2, 31-015 Kraków, Polska, NIP 6762711843, REGON 543846200, KRS 0001220573.

Per questioni relative ai dati personali è possibile contattare il Titolare all'indirizzo e-mail o al numero di telefono: events@rumourpandora.pl, +48 693 389 210.

L'uso dei nomi commerciali «Project HERO», «Rumour Cocktail Bar» o «Pandora Cocktail Bar» non modifica l'identità del Titolare. Il Titolare non ha nominato un responsabile della protezione dei dati, salvo diversa informazione separata.

2. Categorie di dati trattati

A seconda del canale di contatto, possiamo trattare in particolare:

• dati inseriti nel brief dell'evento: nome e cognome, e-mail, telefono, impresa o organizzazione, data e luogo dell'evento, città, tipo di evento, numero di ospiti, durata prevista, ambito del servizio, informazioni sulla fattura, budget indicativo, link di ispirazione, messaggio e altri dati forniti volontariamente;
• dati di conferma del modulo: stato e versione della conferma di lettura dell'Informativa sulla privacy, stato e versione dell'accettazione dei Termini dei servizi elettronici, data e ora e identificativo dell'invio;
• dati relativi a una prenotazione o a un contatto con Rumour Cocktail Bar o Pandora Cocktail Bar: nome, telefono, e-mail, data e ora, numero di persone, preferenze, messaggio e canale di contatto;
• dati della corrispondenza tramite e-mail, telefono, WhatsApp, Instagram, Facebook o altri canali: nome o nome del profilo, recapiti, identificativo del profilo, contenuto e data della comunicazione e informazioni fornite volontariamente;
• dati tecnici: indirizzo IP, data e ora della visita, dispositivo, browser, sistema operativo, pagine visitate, fonte di accesso, log del server, dati dei cookie e dati relativi alla sicurezza dei moduli.

Non inviare tramite i moduli categorie particolari di dati, salvo che siano realmente necessarie nel caso concreto e siano state preventivamente concordate con il Titolare.

3. Finalità e basi giuridiche

1. gestire richieste e moduli, preparare risposte e contattare l'utente in merito a un evento: art. 6, par. 1, lett. b) GDPR, per misure precontrattuali, e lett. f), per il legittimo interesse del Titolare a gestire la corrispondenza;
2. preparare un'offerta e definire il servizio, nonché eseguire un contratto o una prenotazione: art. 6, par. 1, lett. b) GDPR;
3. emettere fatture, tenere la contabilità e adempiere agli obblighi fiscali: art. 6, par. 1, lett. c) GDPR;
4. gestire reclami e accertare, esercitare o difendere diritti: art. 6, par. 1, lett. f) GDPR;
5. proteggere il sito, i moduli e i sistemi informatici: art. 6, par. 1, lett. f) GDPR;
6. produrre statistiche tecniche di base lato server che non richiedono memorizzazione o lettura sul dispositivo: art. 6, par. 1, lett. f) GDPR; l'analisi che richiede tale accesso è attivata solo previo consenso ai sensi dell'art. 399 della legge polacca sulle comunicazioni elettroniche (PKE), mentre il relativo trattamento di dati personali si basa sull'art. 6, par. 1, lett. a) GDPR.

Il remarketing e i cookie di marketing non sono attualmente attivi. Una loro eventuale introduzione richiederà un consenso preventivo separato ai sensi dell'art. 399 PKE e dell'art. 6, par. 1, lett. a) GDPR. Il marketing diretto elettronico richiede inoltre il consenso separato previsto dall'art. 398 PKE.

L'invio di una richiesta e la conferma di aver letto l'informativa non costituiscono consenso al marketing diretto. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente alla revoca.

4. Destinatari dei dati

Nei limiti necessari, i dati possono essere comunicati a fornitori di hosting, posta elettronica, assistenza tecnica, moduli, sicurezza, analisi e comunicazione, a fornitori di sistemi di prenotazione o CRM, allo studio contabile, a consulenti legali o fiscali, a subfornitori coinvolti nell'evento e alle autorità pubbliche quando richiesto dalla legge.

Quando l'utente apre link verso Google, Google Maps, Google Business Profile, Instagram, Facebook, WhatsApp, TripAdvisor o altri servizi, i rispettivi operatori possono trattare i dati secondo le proprie informative.

5. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

Alcuni fornitori globali di strumenti internet, di comunicazione o di analisi possono trattare dati fuori dallo Spazio economico europeo.

Quando avviene, il trasferimento dovrebbe basarsi su un meccanismo ammesso dal GDPR, come una decisione di adeguatezza, le clausole contrattuali standard o altre garanzie consentite.

6. Periodi di conservazione

• richieste e moduli: per il tempo necessario a gestire la richiesta e poi per conservare la cronologia della corrispondenza e tutelare eventuali diritti;
• la registrazione delle conferme del modulo fa parte della documentazione della richiesta ed è conservata secondo gli stessi criteri; non è una registrazione del consenso al marketing o all'analisi;
• contratti, eventi, prenotazioni e fatture: per l'esecuzione del servizio, per i periodi imposti dalla normativa fiscale e contabile e per la prescrizione di eventuali pretese;
• dati basati sul consenso: fino alla revoca, salvo un'altra base giuridica per proseguire il trattamento;
• scelta relativa al consenso analitico: per non più di 180 giorni. Nella configurazione GA4 verificata il 24 agosto 2026, la conservazione era di 2 mesi per i dati a livello di evento e di 14 mesi per i dati a livello di utente; si tratta di un'istantanea della configurazione verificata;
• dati tecnici e log: per il periodo necessario alla sicurezza, alla diagnosi degli errori e alla prevenzione degli abusi.

La revoca interrompe la futura raccolta basata sul consenso; la cancellazione o l'aggregazione dei dati già registrati può seguire il calendario tecnico del fornitore.

7. Diritti dell'interessato

• accesso ai dati e ricezione di una copia;
• rettifica e cancellazione;
• limitazione del trattamento;
• portabilità dei dati;
• opposizione al trattamento;
• revoca del consenso quando il trattamento si basa sul consenso.

Per esercitare i diritti, contattare events@rumourpandora.pl. Il Titolare può chiedere informazioni aggiuntive necessarie a verificare l'identità del richiedente e proteggere i dati.

8. Reclamo all'autorità di controllo

L'interessato ha il diritto di proporre reclamo al Presidente dell'Ufficio polacco per la protezione dei dati personali (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych — UODO).

9. Natura facoltativa del conferimento

Il conferimento dei dati è facoltativo, ma può essere necessario per gestire una richiesta, preparare un'offerta, effettuare una prenotazione, concludere o eseguire un contratto, emettere una fattura o fornire una risposta.

La mancanza dei recapiti può impedire una risposta; la mancanza dei dettagli dell'evento può impedire la preparazione dell'offerta.

10. Decisioni automatizzate

Il Titolare non adotta nei confronti degli utenti decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sugli utenti.

11. Cookie, analisi e Google Maps

Il sito può utilizzare cookie e tecnologie analoghe. I cookie necessari possono essere utilizzati senza ulteriore consenso quando sono indispensabili al funzionamento del sito o a un servizio richiesto dall'utente; gli strumenti analitici sono caricati solo dopo il consenso quando richiesto.

Alla data dell'ultimo aggiornamento il sito utilizza Google Tag Manager, Google Analytics 4, Google Consent Mode v2, Vercel Speed Insights, Vercel Analytics e un modulo gestito tramite Resend. Dopo il consenso analitico possono essere memorizzati nella sessione del browser soltanto i parametri UTM consentiti, gclid, gbraid e wbraid per attribuire una richiesta a una campagna; tali dati di attribuzione sono cancellati alla revoca.

Google Tag Manager, Google Analytics, Vercel Analytics e Vercel Speed Insights non vengono caricati prima del consenso analitico. La memorizzazione pubblicitaria, i dati utente per la pubblicità e la personalizzazione degli annunci restano negati anche dopo tale consenso. Il rifiuto è memorizzato per un massimo di 180 giorni e la scelta può essere modificata nel pannello cookie.

L'incorporamento di Google Maps è sostituito da un segnaposto locale finché l'utente non seleziona separatamente «Carica Google Maps». Il consenso analitico non carica né autorizza la mappa. Il caricamento dell'incorporamento o l'apertura del link esterno costituisce un passaggio consapevole a Google ed è soggetto alle informazioni privacy di Google.

12. Versione e modifiche

L'informativa può essere aggiornata in caso di modifiche normative, funzionali o tecniche. La versione corrente è disponibile su rumourpandora.pl.

Ultimo aggiornamento: 25 agosto 2026.