Polityka prywatności

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu rumourpandora.pl, w tym strony Projektu HERO by Rumour × Pandora, podstron usługowych, podstron Rumour Cocktail Bar i Pandora Cocktail Bar, formularzy kontaktowych, formularza briefu wydarzenia oraz komunikacji prowadzonej przez e-mail, telefon, WhatsApp, Instagram, Facebook, Google, TripAdvisor i inne kanały wskazane na stronie.

Serwis służy do prezentacji usług Projektu HERO, Rumour Cocktail Bar i Pandora Cocktail Bar, przyjmowania zapytań, obsługi rezerwacji, kontaktu z klientami oraz przygotowywania ofert dotyczących wydarzeń, warsztatów, degustacji, obsługi barmańskiej i mobilnego baru.

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych:

Jeżeli w serwisie używane są nazwy handlowe „Projekt HERO”, „Rumour Cocktail Bar” lub „Pandora Cocktail Bar”, nie zmienia to faktu, że administratorem danych jest Krakowska Ambasada Rumu sp. z o.o..

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, chyba że odrębna informacja wskazuje inaczej.

3. Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od sposobu kontaktu możemy przetwarzać następujące dane:

1. dane podane w formularzu briefu wydarzenia: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy lub organizacji, data wydarzenia, lokalizacja, miasto, typ wydarzenia, liczba gości, przewidywany czas serwisu, informacje o potrzebnym zakresie obsługi, informacja o fakturze, budżet orientacyjny, link do inspiracji, treść wiadomości oraz inne informacje dobrowolnie podane w formularzu;
2. dane związane z rezerwacją lub kontaktem z Rumour Cocktail Bar albo Pandora Cocktail Bar: imię, numer telefonu, e-mail, data i godzina rezerwacji, liczba osób, preferencje rezerwacyjne, treść wiadomości i kanał kontaktu;
3. dane z komunikacji przez e-mail, telefon, WhatsApp, Instagram, Facebook lub inne kanały: imię i nazwisko albo nazwa profilu, numer telefonu, adres e-mail, identyfikator profilu, treść korespondencji, data kontaktu oraz informacje dobrowolnie przekazane w rozmowie lub wiadomości;
4. dane techniczne: adres IP, data i godzina wizyty, informacje o urządzeniu, przeglądarce, systemie operacyjnym, odwiedzanych podstronach, źródle wejścia na stronę, logi serwera, dane cookies oraz dane związane z bezpieczeństwem formularzy.

Nie należy przekazywać przez formularze danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o zdrowiu, poglądach, przekonaniach lub innych danych wrażliwych, chyba że jest to rzeczywiście konieczne w konkretnej sprawie i zostanie wcześniej uzgodnione z Administratorem.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

1. obsługa zapytań i formularzy, przygotowanie odpowiedzi oraz kontakt w sprawie wydarzenia — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli działania przed zawarciem umowy, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji;
2. przygotowanie oferty i ustalenie zakresu usługi — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
3. realizacja umowy lub rezerwacji — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
4. wystawianie faktur, prowadzenie księgowości i realizacja obowiązków podatkowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
5. obsługa reklamacji, ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
6. zapewnienie bezpieczeństwa strony, formularzy i systemów informatycznych — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
7. prowadzenie podstawowych statystyk działania strony — art. 6 ust. 1 lit. f RODO albo art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli stosowane narzędzie wymaga zgody;
8. działania marketingowe, newsletter, remarketing lub cookies marketingowe — wyłącznie wtedy, gdy są stosowane, na podstawie zgody, czyli art. 6 ust. 1 lit. a RODO, albo w zakresie dopuszczalnym prawem na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora.

Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

5. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do obsługi zapytania, przygotowania oferty, dokonania rezerwacji, zawarcia lub wykonania umowy, wystawienia faktury albo udzielenia odpowiedzi.

Brak podania danych kontaktowych może uniemożliwić kontakt zwrotny. Brak danych dotyczących wydarzenia może uniemożliwić przygotowanie oferty.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji danego celu następującym kategoriom odbiorców:

dostawcom hostingu, poczty e-mail, obsługi technicznej strony, formularzy, systemów bezpieczeństwa, narzędzi analitycznych, narzędzi komunikacyjnych, dostawcom systemów rezerwacji lub CRM, biuru rachunkowemu, doradcom prawnym lub podatkowym, podwykonawcom zaangażowanym w realizację wydarzenia oraz organom publicznym, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

Jeżeli użytkownik korzysta z linków do zewnętrznych platform, takich jak Google, Google Maps, Google Business Profile, Instagram, Facebook, WhatsApp, TripAdvisor lub inne serwisy, dane mogą być również przetwarzane przez operatorów tych platform na zasadach określonych w ich własnych politykach prywatności.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy narzędzi internetowych, komunikacyjnych lub analitycznych mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności jeżeli korzystamy z usług globalnych dostawców, takich jak Google, Meta, WhatsApp, Instagram, Facebook lub TripAdvisor.

W takim przypadku przekazywanie danych powinno odbywać się na podstawie odpowiednich mechanizmów prawnych przewidzianych w RODO, takich jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne albo inne dopuszczalne zabezpieczenia.

8. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to potrzebne do celów, w których zostały zebrane.

Dane z zapytań i formularzy przechowujemy przez czas obsługi zapytania, a następnie przez okres potrzebny do zachowania historii korespondencji i zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

Dane związane z umową, wydarzeniem, rezerwacją lub fakturą przechowujemy przez czas realizacji usługi, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności podatkowymi i rachunkowymi, oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu wycofania zgody, chyba że istnieje inna podstawa dalszego przetwarzania.

Dane techniczne i logi serwera przechowujemy przez okres potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa strony, diagnostyki błędów i przeciwdziałania nadużyciom.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• dostępu do danych,
• otrzymania kopii danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• wycofania zgody, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu skorzystania z praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem:

events@rumourpandora.pl

Administrator może poprosić o dodatkowe informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie, jeżeli będzie to konieczne do ochrony danych.

10. Cookies i podobne technologie

Serwis może korzystać z plików cookies i podobnych technologii.

Cookies niezbędne służą do prawidłowego działania strony, formularzy, bezpieczeństwa i podstawowych funkcji serwisu. Mogą być stosowane bez dodatkowej zgody, jeżeli są konieczne do działania strony lub świadczenia usługi żądanej przez użytkownika.

Cookies analityczne, marketingowe, remarketingowe lub społecznościowe są stosowane wyłącznie wtedy, gdy są faktycznie wykorzystywane i gdy użytkownik wyrazi na nie zgodę, jeżeli taka zgoda jest wymagana.

Na dzień ostatniej aktualizacji serwis wykorzystuje Google Tag Manager, Google Analytics 4, Google Consent Mode v2, Vercel Speed Insights, Vercel Analytics oraz formularz obsługiwany przez Resend. Parametry UTM, gclid, gbraid i wbraid mogą być przechowywane w pamięci sesji przeglądarki wyłącznie w celu przypisania zapytania do kampanii. Google Ads conversion tracking powinien działać przez GTM wyłącznie zgodnie z ustawieniami zgód.

Użytkownik może zarządzać cookies z poziomu ustawień przeglądarki oraz, jeżeli jest wdrożony, z poziomu panelu ustawień cookies dostępnego na stronie.

Jeżeli serwis korzysta wyłącznie z cookies technicznych, informacja ta powinna zostać wskazana w banerze lub w stopce strony.

Jeżeli serwis korzysta z narzędzi takich jak Google Analytics 4, Google Tag Manager, Google Ads, Meta Pixel, Google Maps, osadzone treści z mediów społecznościowych lub inne narzędzia zewnętrzne, należy wdrożyć odpowiedni baner cookies umożliwiający akceptację, odmowę oraz zmianę zgód.

11. Media społecznościowe i zewnętrzne platformy

Administrator może prowadzić profile lub komunikację za pośrednictwem Instagramu, Facebooka, WhatsApp, Google Business Profile, Google Maps, TripAdvisor oraz innych platform.

Jeżeli użytkownik kontaktuje się z Administratorem przez te platformy, Administrator przetwarza dane w celu odpowiedzi na wiadomość, obsługi zapytania, rezerwacji, przygotowania oferty lub prowadzenia bieżącej komunikacji.

Operatorzy tych platform mogą przetwarzać dane jako odrębni administratorzy, zgodnie z własnymi regulaminami i politykami prywatności.

12. Zdjęcia, opinie i materiały z wydarzeń

Administrator może publikować opinie, zdjęcia, nagrania lub relacje z wydarzeń wyłącznie wtedy, gdy posiada do tego odpowiednią podstawę prawną.

Jeżeli materiał zawiera wizerunek osoby możliwej do zidentyfikowania, publikacja powinna odbywać się na podstawie zgody tej osoby albo innej właściwej podstawy prawnej.

Jeżeli użytkownik chce zgłosić sprzeciw wobec wykorzystania opinii, zdjęcia lub materiału, może skontaktować się z Administratorem pod adresem:

events@rumourpandora.pl

13. Dane osób niepełnoletnich

Serwis nie jest kierowany do dzieci. Usługi związane z alkoholem są kierowane wyłącznie do osób pełnoletnich.

Alkohol jest serwowany wyłącznie osobom pełnoletnim. Administrator może odmówić realizacji usługi lub serwisu w sytuacjach wymaganych prawem, w szczególności wobec osób niepełnoletnich lub nietrzeźwych.

14. Zautomatyzowane decyzje

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

15. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne służące ochronie danych osobowych, w szczególności ograniczenie dostępu do danych, zabezpieczenie poczty i formularzy, kontrolę dostępu do systemów, korzystanie z zaufanych dostawców oraz minimalizację zakresu przetwarzanych danych.

16. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana, w szczególności w przypadku zmiany przepisów, zmiany funkcji strony, wdrożenia nowych formularzy, narzędzi analitycznych, marketingowych, komunikacyjnych lub zmiany dostawców technicznych.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest dostępna na stronie rumourpandora.pl.

Ostatnia aktualizacja: 25 maja 2026 r.